Dépôt de garantie et charges locatives : les règles

Deux sujets reviennent dans presque tous les litiges entre bailleurs et locataires : le dépôt de garantie qui tarde à revenir, et la régularisation des charges qui tombe trois ans plus tard. Dans les deux cas, la loi fixe des délais précis, et leur non-respect coûte au bailleur. Voici les règles du bail d'habitation nu, résidence principale du locataire.

Le montant du dépôt de garantie

En location nue, le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges quand le loyer se paie au mois ou par deux mois d'avance. Il est interdit quand le loyer est payable par trimestre d'avance. Son montant figure au bail, il se verse à la signature, et il ne peut être augmenté ni en cours de bail ni au renouvellement.

La restitution et ses délais

Le délai court à partir de la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée. Il est d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois s'il ne l'est pas. Les retenues doivent être justifiées : comparaison des états des lieux, devis ou factures de remise en état, décompte des loyers ou charges impayés.

En copropriété, le bailleur peut garder une provision, au plus 20 % du dépôt, jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, puis solder dans le mois qui suit leur approbation. En cas de retard, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé, sauf si le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse. Si le logement a été vendu en cours de bail, c'est le nouveau propriétaire qui rend le dépôt.

Les charges récupérables et leur régularisation

Seules les charges listées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 se récupèrent sur le locataire : entretien des parties communes, eau, chauffage collectif, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, notamment. En location nue classique, elles se paient par provisions mensuelles ou trimestrielles, puis font l'objet d'une régularisation annuelle sur les dépenses réelles. Le forfait de charges est réservé au meublé, au bail mobilité et à la colocation.

Même logique quand le dépôt sert à solder un dernier loyer impayé : la somme conservée devient une recette, déclarée en ligne 213 l'année où elle est retenue. Dans tous les cas, le courrier de restitution détaille les retenues, poste par poste, avec les justificatifs. C'est la meilleure défense si le locataire saisit ensuite la commission de conciliation.

Quittance et paiement

Le locataire qui la demande reçoit sa quittance gratuitement. Elle détaille les sommes versées en distinguant le loyer et les charges, et peut être envoyée par voie électronique si le locataire est d'accord. Un paiement partiel donne lieu à un reçu, pas à une quittance. Aucun frais de quittance ni d'avis d'échéance ne peut être facturé, et toute clause de pénalité pour retard de paiement est réputée non écrite dans les baux signés, renouvelés ou reconduits depuis le 27 mars 2014. Des retards répétés peuvent en revanche justifier, le moment venu, un congé pour motif légitime et sérieux.

Ce que cela change à la déclaration

Fiscalement, le dépôt de garantie reçu n'est pas une recette : c'est une somme due au locataire. Il ne le devient qu'en partie, l'année où le bailleur le conserve pour couvrir des loyers impayés ou des réparations, sur la ligne 213 de la 2044.

Les charges récupérables remboursées par le locataire ne sont ni une recette ni une charge : elles ne figurent pas dans les loyers de la ligne 211, et le bailleur ne les déduit pas. Celles qui n'ont pas été remboursées au 31 décembre de l'année du départ du locataire deviennent déductibles, en ligne 225. La taxe d'ordures ménagères refacturée se retire de la taxe foncière déduite en ligne 227.

Côté copropriété, le bailleur déduit les provisions versées au syndic l'année du versement (ligne 229), puis réintègre l'année suivante, après approbation des comptes, la part qui correspondait à des charges récupérables ou non déductibles (ligne 230). Les deux régularisations, celle du locataire et celle du syndic, se préparent donc avec le même décompte de charges.