Garder ses documents : les durées légales, par famille

Le carton de factures de 2011 mérite-t-il encore sa place dans le placard ? La réponse dépend moins de l'ancienneté que de la famille à laquelle le document appartient. Chaque matière a sa propre durée, son propre point de départ, et sa propre sanction en cas de destruction prématurée.

Comptabilité : dix ans, à compter de la clôture

Les livres et registres comptables se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Cela vise le livre-journal, le grand livre, le livre d'inventaire, mais aussi l'ensemble des pièces justificatives : factures d'achat et de vente, notes de frais, bons de commande, bons de livraison, relevés bancaires.

Le point de départ est la clôture, pas la date de la pièce. Une facture de mars 2020, dans un exercice clos le 31 décembre 2020, se conserve jusqu'au 31 décembre 2030. C'est le décompte le plus long du lot, et c'est lui qui sert de repère pratique : garder dix ans par défaut évite la plupart des erreurs.

• Conserver dix ans les livres, registres et pièces justificatives comptables.
• Compter la durée à partir de la clôture de l'exercice, non de la date du document.
• Garder les comptes annuels et les rapports de gestion sur la même durée.
• Archiver le fichier des écritures comptables de chaque exercice au format attendu.

Fiscalité : six ans, avec des exceptions plus longues

Le délai fiscal de conservation est de six ans à compter de la dernière opération mentionnée sur le document, ou de la date à laquelle il a été établi. Il couvre les déclarations, leurs annexes et les justificatifs correspondants : impôt sur les sociétés, TVA, cotisation foncière des entreprises, impôts locaux.

Ce délai de six ans dialogue avec le délai de reprise de l'administration, généralement de trois ans, parfois porté à dix ans en cas d'activité occulte. La marge n'est donc pas confortable par hasard : elle couvre les situations où le contrôle porte sur des exercices anciens.

Certaines pièces réclament davantage. Les documents relatifs aux immobilisations se conservent tant que le bien figure au bilan, puis pendant la durée applicable après sa sortie : un immeuble acquis il y a quinze ans suppose de garder l'acte, le plan d'amortissement et les factures de travaux, qui serviront au calcul de la plus-value le jour de la cession.

Social et paie : cinq ans, parfois beaucoup plus

Le bulletin de paie se conserve cinq ans par l'employeur, de même que les documents relatifs aux contrats de travail, aux salaires, aux primes et aux indemnités. Le registre unique du personnel se garde cinq ans à compter du départ du salarié.

Les documents liés aux charges sociales et aux déclarations suivent la même durée de cinq ans. Les comptes rendus de réunion des instances représentatives et les observations d'inspection du travail se conservent cinq ans également.

Deux catégories font exception par leur durée. Les documents permettant de reconstituer une carrière, et notamment les doubles de bulletins, gagnent à être conservés sans limite : un salarié peut en avoir besoin des décennies plus tard pour liquider sa retraite, et l'employeur reste le seul détenteur fiable. Les déclarations d'accident du travail se conservent cinq ans, mais les dossiers d'exposition à des risques professionnels beaucoup plus longtemps.

Commercial et juridique

Les contrats commerciaux, la correspondance associée et les documents bancaires se conservent cinq ans. Les contrats conclus par voie électronique au-delà de 120 € se gardent dix ans à compter de la livraison ou de l'exécution.

Côté vie sociale, les statuts, procès-verbaux d'assemblée, registres de titres et feuilles de présence se conservent cinq ans à compter de la radiation de la société, et non de leur établissement. Les documents relatifs au capital, aux augmentations et aux cessions de titres méritent d'être gardés sans limite tant que la société existe.

• Classer les contrats par date de fin d'exécution, pas par date de signature.
• Conserver les polices d'assurance deux ans après la fin du contrat.
• Garder les documents de propriété intellectuelle cinq ans après l'expiration du titre.
• Archiver séparément ce qui touche au capital et aux titres, sans date de purge.

Numériser, et détruire l'original en sécurité

Il est possible de conserver sous forme numérique une facture reçue sur papier, et de détruire l'original, à condition que la copie soit fidèle et durable. Les exigences sont précises : reproduction à l'identique, sans perte ni retouche, dans un format qui garantit l'intégrité dans le temps, avec une empreinte numérique et un horodatage qui permettent de démontrer que le fichier n'a pas été modifié.

La facture nativement électronique suit une autre logique : elle se conserve sous sa forme d'origine, dans le format dans lequel elle a été émise ou reçue, avec les éléments qui en garantissent l'authenticité et l'intégrité. L'imprimer ne suffit pas, et ne dispense pas de conserver le fichier.

Un dernier réflexe évite bien des regrets : conserver les données au moins en double, sur deux supports distincts, dont l'un hors des locaux. Un contrôle qui tombe après un dégât des eaux ne bénéficie d'aucune indulgence particulière, et l'impossibilité de produire une comptabilité peut conduire à son rejet pur et simple.