TVA déductible : conditions, exclusions, régularisations

Une entreprise assujettie ne supporte pas la TVA sur ses achats : elle la collecte sur ses ventes, la déduit sur ses dépenses, et ne reverse que la différence. C'est le principe. En pratique, la déduction se refuse plus souvent qu'on ne le croit, et presque toujours pour l'une des trois mêmes raisons.

Les trois conditions à remplir

La première condition tient à la facture. Sans facture régulière au nom de l'entreprise, portant le montant de TVA et le numéro d'identification du fournisseur, il n'y a pas de droit à déduction. Un ticket de caisse anonyme, un relevé bancaire, un bon de commande ne suffisent pas. La facture doit être détenue, pas seulement avoir existé : c'est elle qui sera demandée en cas de contrôle.

La deuxième condition tient à l'affectation. La dépense doit être engagée pour les besoins de l'activité soumise à TVA, et dans l'intérêt de l'entreprise. Une dépense mixte, professionnelle et privée, ne se déduit qu'à proportion de son usage professionnel.

La troisième condition tient à l'exigibilité chez le fournisseur. La TVA ne se déduit qu'à partir du moment où elle est devenue exigible chez celui qui l'a facturée : à la livraison pour un bien, à l'encaissement pour une prestation de services, sauf option pour les débits. C'est le point que les entreprises oublient le plus souvent en fin d'exercice, quand une facture de prestation reçue en décembre n'est réglée qu'en janvier.

Les exclusions expresses, même quand tout est régulier

Certaines dépenses restent exclues du droit à déduction, même parfaitement justifiées et professionnelles. La liste est fermée, et il ne sert à rien d'argumenter sur l'utilité de la dépense.

Deux lignes méritent un commentaire. L'exclusion du transport de personnes surprend, car elle vise le billet de train du commercial en déplacement alors que sa nuit d'hôtel, elle aussi exclue, relève d'une autre logique : le législateur a considéré ces dépenses comme trop proches de la consommation personnelle. En revanche le repas d'affaires est déductible, sous réserve de conserver la facture avec le nom des convives.

Le seuil des cadeaux d'affaires est un seuil couperet : au-delà de 73 € toutes taxes comprises par bénéficiaire et par année, la TVA de l'ensemble du cadeau est perdue, pas seulement la fraction excédentaire. Les objets publicitaires de faible valeur portant le nom de l'entreprise obéissent à un régime distinct.

Le coefficient de déduction, pour les usages mixtes

Quand une dépense sert à la fois à une activité taxée et à autre chose, la déduction se calcule à l'aide d'un coefficient, produit de trois éléments. Le coefficient d'assujettissement mesure la part d'utilisation pour des opérations situées dans le champ de la TVA. Le coefficient de taxation mesure, à l'intérieur de ce champ, la part des opérations ouvrant droit à déduction. Le coefficient d'admission traduit les exclusions légales : il vaut 1 en principe, 0,8 pour le carburant d'un véhicule de tourisme, 0 pour une dépense exclue.

Une entreprise entièrement taxée, sans activité exonérée, a des coefficients d'assujettissement et de taxation égaux à 1 : seul le coefficient d'admission joue. C'est le cas de la grande majorité des petites structures, et cela simplifie considérablement le raisonnement.

Les activités mixtes, en revanche, doivent calculer un prorata : formation professionnelle exonérée à côté de prestations de conseil taxées, location de locaux nus exonérée à côté d'une activité commerciale, activité médicale exonérée avec une part de ventes taxées.

Régulariser quand la situation change

La déduction initiale n'est pas gravée dans le marbre. Si l'usage d'un bien change, ou si le coefficient varie significativement, une régularisation s'impose. Pour les biens immobilisés, une période de régularisation court sur cinq ans, portée à vingt ans pour les immeubles.

Concrètement, une variation du coefficient de déduction de plus d'un dixième par rapport au coefficient initial déclenche une régularisation annuelle, positive ou négative, correspondant au cinquième ou au vingtième de la différence. La cession d'un bien avant la fin de la période, ou son affectation à une activité exonérée, entraîne une régularisation globale du solde.

Existe aussi le chemin inverse, plus agréable : une entreprise qui sort de la franchise en base de TVA peut récupérer une partie de la TVA sur ses stocks et sur ses immobilisations non encore amorties, au titre du crédit de départ. C'est une des rares occasions où un changement de régime rapporte de la trésorerie.