Facture impayée : relancer, mettre en demeure, recouvrer

Le premier réflexe, quand un client ne paie pas, consiste souvent à attendre. Attendre que la situation se débloque, attendre de ne pas froisser une relation commerciale, attendre le prochain chantier. C'est précisément ce qui transforme un retard ordinaire en créance irrécouvrable : plus le temps passe, plus la probabilité de recouvrement s'effondre.

Ce qui est dû de plein droit, sans le demander

Dès le lendemain de l'échéance, et sans qu'aucune relance ne soit nécessaire, trois choses sont dues par un client professionnel en retard.

Les pénalités de retard d'abord, calculées au taux prévu par les conditions générales de vente. À défaut de mention, le taux légal applicable est celui de la Banque centrale européenne majoré de dix points. Ce taux ne peut pas être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.

L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement ensuite, d'un montant de 40 € par facture impayée. Elle est due automatiquement, elle n'a pas à être prévue au contrat, et elle se cumule avec les pénalités. Presque personne ne la réclame, alors qu'elle s'ajoute mécaniquement à chaque facture en souffrance.

Une indemnisation complémentaire enfin, si les frais de recouvrement réellement engagés dépassent 40 €, sur justification.

Ces sommes ne concernent que les relations entre professionnels. Un client particulier obéit à d'autres règles, et les pénalités ne courent qu'après mise en demeure.

La séquence amiable, dans l'ordre

• Vérifier d'abord que la facture est incontestable : bon de commande, livraison acceptée, mentions obligatoires complètes, coordonnées de facturation exactes.
• Relancer par téléphone dès quelques jours de retard, et noter la date, l'interlocuteur et l'engagement obtenu.
• Envoyer une relance écrite simple, rappelant la référence, le montant et l'échéance dépassée.
• Adresser une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant expressément les mots « mise en demeure », le délai accordé et les suites envisagées.
• Proposer un échéancier écrit si le client est de bonne foi mais en difficulté, en obtenant une reconnaissance de dette.
• Passer au recouvrement judiciaire si le délai de la mise en demeure expire sans paiement ni réponse.

La mise en demeure est le pivot de la séquence. Elle fait courir les intérêts en matière civile, elle constitue la preuve de la démarche amiable exigée avant certaines procédures, et elle sert de justificatif pour comptabiliser une dépréciation de la créance.

Les procédures judiciaires, de la moins chère à la plus lourde

L'injonction de payer est la voie la plus économique. Elle se demande par requête au tribunal compétent, sans audience et sans avocat pour les montants modestes. Le juge examine les pièces et rend une ordonnance, qui doit ensuite être signifiée au débiteur par commissaire de justice. Celui-ci dispose d'un mois pour former opposition, ce qui bascule alors l'affaire en procédure ordinaire.

La procédure de recouvrement des petites créances permet, en dessous d'un certain montant, de passer directement par un commissaire de justice, sans juge, à condition que le débiteur accepte de participer. Elle est rapide, mais son efficacité dépend entièrement de cette acceptation.

Le référé provision s'utilise quand la créance n'est pas sérieusement contestable et qu'une décision rapide est nécessaire. Il donne un titre exécutoire provisoire, immédiatement mobilisable.

L'assignation au fond reste la voie normale quand le litige porte sur la réalité ou le montant de la prestation. Elle est plus longue et plus coûteuse, et elle suppose de peser l'enjeu au regard des frais.

Un mot sur le débiteur en difficulté. Si le client fait l'objet d'une procédure collective, sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire, les poursuites individuelles sont suspendues et la créance doit être déclarée au mandataire dans un délai de deux mois à compter de la publication du jugement d'ouverture. Une créance non déclarée dans ce délai devient inopposable à la procédure : elle ne sera jamais payée, et elle ne pourra pas non plus justifier la récupération de la TVA. C'est le délai le plus court et le plus définitif de toute la matière, et celui que les petites entreprises manquent le plus souvent, faute de surveiller les publications légales concernant leurs clients.

Le traitement comptable et le sort de la TVA

Une créance devenue douteuse se reclasse en compte 416, ce qui l'isole des créances saines et rend le poste client lisible. Une dépréciation est ensuite constatée à hauteur de la perte probable, calculée sur le montant hors taxes, puisque la TVA sera récupérable si la perte se confirme.

La récupération de la TVA obéit à une condition précise : la créance doit être devenue définitivement irrécouvrable, et non simplement douteuse. Cela suppose soit une procédure collective clôturée pour insuffisance d'actif, soit la preuve du caractère vain des poursuites. La récupération s'effectue en portant la TVA en déduction sur une déclaration ultérieure, et suppose l'envoi au client d'un duplicata de facture portant la mention prévue par la réglementation.

Le passage en perte définitive s'enregistre alors en compte 654, avec reprise de la dépréciation devenue sans objet. Une créance abandonnée sans démarche de recouvrement, en revanche, s'analyse comme un acte anormal de gestion : l'administration peut refuser la déduction si rien ne démontre l'effort de recouvrement.