Approuver les comptes : AG, PV, dépôt au greffe

Une fois l'exercice clos, la vie juridique de la société n'est pas finie : ses comptes doivent être arrêtés, soumis aux associés, puis rendus au greffe du tribunal de commerce. Ce rendez-vous annuel, l'approbation des comptes, se joue en quelques semaines et obéit à des délais stricts. Passé en revue étape par étape, il se déroule sans accroc — à condition de ne pas s'y prendre à la dernière minute.

Arrêter les comptes

Tout commence par la préparation, sous la responsabilité du dirigeant : établir les états financiers de l'exercice écoulé et rassembler les informations que l'assemblée devra valider.

• Établir le bilan, le compte de résultat et l'annexe de l'exercice clos.
• Rédiger le rapport de gestion si la société dépasse les seuils qui l'imposent — au-delà de 7,5 M€ de bilan, 15 M€ de chiffre d'affaires ou 50 salariés ; les petites sociétés en sont dispensées.
• Recenser les conventions réglementées, ces accords passés entre la société et son dirigeant (bail, compte courant d'associé…).
• Calculer le résultat distribuable avant de proposer une affectation.

Cette étape est purement préparatoire : rien n'est encore voté, mais tout se met en place. Des comptes soignés dès ce stade — soldes justifiés, amortissements à jour, écritures d'inventaire passées — font gagner un temps précieux le jour de l'assemblée et évitent d'avoir à rouvrir un exercice déjà présenté.

Réunir l'assemblée dans les six mois

L'assemblée générale ordinaire — la réunion des associés qui statue sur les comptes — doit se tenir dans les six mois suivant la clôture. Pour un exercice clos le 31 décembre 2025, l'échéance tombe donc au plus tard le 30 juin 2026. Dans une SASU ou une EURL, une décision écrite de l'associé unique remplace l'assemblée.

• Convoquer les associés, ou informer l'associé unique, dans les formes prévues par les statuts.
• Tenir l'assemblée générale ordinaire dans les six mois suivant la clôture.
• Approuver — ou refuser — les comptes de l'exercice écoulé.
• Donner quitus au dirigeant, c'est-à-dire approuver sa gestion pour l'exercice.
• Statuer sur les conventions réglementées présentées.

Affecter le résultat et consigner la décision

L'assemblée ne se contente pas d'approuver : elle décide du sort du résultat et laisse une trace écrite de ses choix.

• Doter la réserve légale à hauteur de 5 % du bénéfice, jusqu'à ce qu'elle atteigne 10 % du capital social.
• Décider du sort du solde : report à nouveau, mise en réserve, ou distribution de dividendes.
• Rédiger le procès-verbal d'assemblée — ou la décision de l'associé unique —, ce document écrit et signé qui fait foi de la décision.
• Archiver la décision dans le registre des assemblées ou des décisions.

L'affectation n'est pas qu'une écriture comptable : c'est le moment où l'associé décide ce que devient l'argent gagné. Laissé en report à nouveau, il reste disponible pour les exercices suivants ; distribué en dividendes, il sort de la société avec la fiscalité qui l'accompagne. Deux voies aux conséquences très différentes.

Déposer les comptes au greffe

Une fois les comptes approuvés, ils deviennent en principe publics : leur dépôt au greffe est obligatoire. Le délai court à compter de l'approbation — un mois pour un dépôt papier, deux mois pour un dépôt en ligne via le guichet unique.

Ce dépôt n'est pas une simple archive : il rend les comptes consultables par quiconque le demande, clients, fournisseurs ou concurrents. C'est la contrepartie de la responsabilité limitée — en échange de la protection de son patrimoine, la société accepte une forme de transparence vis-à-vis des tiers.

• Déposer les comptes dans le mois suivant l'approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt dématérialisé.
• Joindre la proposition d'affectation du résultat votée par l'assemblée.
• Régler les frais de greffe, de l'ordre de quelques dizaines d'euros.

Garder ses comptes confidentiels, si on y a droit

La publicité des comptes n'est pas absolue : les plus petites structures peuvent en restreindre l'accès en joignant une déclaration de confidentialité au dépôt.

L'option se comprend aisément : peu d'entrepreneurs tiennent à exposer leur marge ou leur bénéfice au premier venu. Encore faut-il joindre la déclaration au bon moment, car la confidentialité ne se rattrape pas sur un exercice déjà publié.

• Vérifier l'éligibilité : une micro-entreprise (jusqu'à 450 000 € de bilan, 900 000 € de chiffre d'affaires et 10 salariés, deux seuils sur trois) peut rendre l'ensemble de ses comptes confidentiels.
• Retenir la portée plus limitée offerte aux petites entreprises (jusqu'à 7,5 M€ de bilan, 15 M€ de chiffre d'affaires, 50 salariés), qui ne peuvent masquer que leur compte de résultat.
• Joindre la déclaration de confidentialité au moment du dépôt : sans elle, les comptes restent publics.

Ce que coûte l'oubli

Le non-dépôt n'est pas sans conséquence. Le président du tribunal de commerce peut enjoindre à la société de déposer ses comptes, sous astreinte — une somme due par jour de retard. S'y ajoute une amende de 1 500 €, portée à 3 000 € en cas de récidive. Au-delà de la sanction, des comptes jamais déposés fragilisent la crédibilité de l'entreprise auprès des banques et des partenaires.

• Anticiper l'échéance : une fois l'injonction prononcée, l'astreinte court chaque jour.
• Régulariser sans attendre en cas d'oubli, avant toute relance du greffe.